Få ordning på arbetsflöden där offerter, ärenden, mail eller ansvar tappas
Optiqon hjälper B2B-tjänsteföretag att förbättra återkommande arbetsflöden som blivit manuella, otydliga eller personberoende. Vi börjar med ett konkret problem och bygger en praktisk förbättring som fungerar i vardagen — utan stora IT-projekt.
Passar det ert företag?
Optiqon passar B2B-tjänsteföretag med offertflöde, servicejobb eller återkommande kunduppföljning — där viktiga saker hanteras i mail, kalkylark eller personligt minne.
El, VVS, ventilation & fastighet
Offerter, servicejobb och kunduppföljning hanteras i mix av mail, Excel och personligt minne.
Konsult- & tjänstebolag
Projekt, offerter och kundärenden som bollas mellan personer utan tydlig struktur.
Alla med tappade uppföljningar
Offerter, ärenden eller sälj som tappas för att ingen vet vad som händer härnäst.
Vi förbättrar ett arbetsflöde i taget
Optiqon börjar alltid med ett avgränsat problem — inte en bred analys, inte ett systemval. Vi identifierar ett konkret flöde, förbättrar det och ser till att det fungerar i vardagen.
- Vi börjar med ett konkret problem, inte en vision
- Vi levererar ett avgränsat projekt, inte en lång process
- Ni behåller full kontroll under hela arbetet
- Verktyg och teknik väljs efter problemet, inte tvärtom
- Resultatet ska fungera utan oss när vi är klara
Förbättringssamtal (20 min)
Vi lyssnar på vilket arbetsflöde som skapar problem och bedömer om det passar som ett avgränsat projekt.
Kartläggning
Vi går igenom hur flödet faktiskt fungerar idag — inte hur det borde fungera på pappret.
Konkret förbättringsplan
Ni får ett tydligt förslag på vad som ska förbättras, hur och vad det kostar.
Bygge & test
Vi bygger förbättringen och testar att den fungerar med era riktiga data och er vardag.
Överlämning
Ni får en begriplig instruktion och ett flöde som håller utan att Optiqon är kvar.
Vad ett första projekt faktiskt kan landa i
Ett förbättringsprojekt behöver inte bli ett nytt system. Ofta räcker det att göra ett viktigt arbetsflöde tydligare, enklare att följa och mindre beroende av att rätt person har allt i huvudet.
Tydligare uppföljningsstruktur
Status, ansvarig och nästa steg samlas på ett sätt som går att följa.
Enkel statusvy
VD, säljchef eller servicechef får bättre överblick utan att behöva fråga runt.
Mailstöd med mänsklig granskning
Återkommande svar, mallar eller utkast skapas snabbare — men skickas inte utan mänsklig kontroll.
Veckosammanställning
Öppna saker, risker eller nästa steg sammanställs regelbundet utan manuell handpåläggning.
Överlämningsmall
Sälj, projekt, service eller administration får ett tydligare sätt att lämna över information.
Påminnelselogik
Viktiga uppföljningar blir svårare att glömma — enkelt och utan ett nytt system.
Kort instruktion till användare
Lösningen blir begriplig för de personer som faktiskt ska använda den.
Målet är inte att automatisera allt. Målet är att välja ett konkret flöde, förbättra det och se om det fungerar i vardagen.
Hur det ser ut i praktiken
Vanliga arbetsflöden vi förbättrar — och vad förändringen innebär.
Offertuppföljning
Offerter skickas, men status och nästa steg finns i mail, kalender eller hos ansvarig person.
Status, ansvarig, nästa steg och uppföljningsdatum syns på ett tydligare sätt.
Mindre jagande internt, tydligare ägarskap och lägre risk att affärer tappas i uppföljningen.
Kundärenden och service
Kundärenden kommer in via mail eller telefon och hanteras olika beroende på vem som tar emot dem.
Ärenden får enklare struktur för ansvar, status, prioritet och uppföljning.
Det blir lättare att se vad som är öppet, vad som väntar och vem som äger nästa steg.
Återkommande mail
Liknande svar skrivs om från början varje gång, och kvaliteten varierar mellan personer.
Medarbetare får stöd av mallar eller AI-stödda utkast som granskas innan de skickas.
Det sparar tid utan att släppa kontrollen över kundkommunikationen.
VD- och ledningsöverblick
Chef eller VD behöver fråga runt för att förstå vad som är öppet, försenat eller oklart.
En enkel sammanställning visar öppna saker, ansvar och nästa steg.
Beslut och uppföljning blir mindre beroende av muntliga avstämningar.
Vad Optiqon inte är
Tydlighet om vad vi inte gör sparar er tid — och ger er rätt förväntningar.